Procuration pour état des lieux : modèle et conseils pour le rédiger

Vous déménagez bientôt, mais un imprévu de dernière minute vous empêche d’être présent le jour de la remise des clés ? Que vous soyez locataire ou propriétaire, l’état des lieux reste une étape obligatoire et décisive.

Manquer ce rendez-vous risque de bloquer la signature de votre bail ou de retarder la restitution de votre dépôt de garantie. Heureusement, une solution simple et parfaitement légale s’offre à vous : la procuration pour état des lieux.

Ce document officiel vous permet de déléguer cette formalité essentielle à une personne de confiance. Il simplifie grandement les démarches et la communication entre le locataire, le propriétaire ou le mandataire immobilier.

Formulaire procuration pour un état des lieux

Ce document permet de mandater une personne de confiance afin de représenter ses intérêts lors de l’entrée ou de la sortie du logement.

Procuration pour état des lieux (Modèle)

Modèle de procuration pour état des lieux

[Prénom NOM du mandant]
[Adresse complète]
Tél. : [numéro de téléphone]
Email : [adresse électronique]

[Prénom NOM du destinataire / Agence immobilière]
[Adresse complète]
[Code postal – Ville]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : Procuration pour l’état des lieux [d’entrée / de sortie]

Madame, Monsieur,

Ne pouvant être présent(e) lors de l’état des lieux [d’entrée / de sortie] prévu le [date] pour le logement situé au [adresse complète du logement], je soussigné(e) :

Le Mandant :

Nom et Prénom : [Prénom NOM]
Date de naissance : [JJ/MM/AAAA]
Lieu de naissance : [Ville, Pays]
Domicilié(e) à : [adresse complète]
Qualité : [Locataire / Propriétaire / Bailleur]

Confère, par la présente, plein pouvoir à :

Le Mandataire :

Nom et Prénom : [Prénom NOM]
Date de naissance : [JJ/MM/AAAA]
Lieu de naissance : [Ville, Pays]
Domicilié(e) à : [adresse complète]
Pièce d’identité : [CNI / Passeport n°XXXXXXXXX]

Pour me représenter lors de l’état des lieux [d’entrée / de sortie] concernant le logement susmentionné, le [date de l’état des lieux] à [heure].

À cet effet, le/la mandataire est expressément autorisé(e) à :

Procéder au constat complet de l’état du logement, de ses équipements et de ses annexes ;
Consigner par écrit toutes les observations et remarques jugées nécessaires ;
Signer en mon nom et pour mon compte tout document relatif à cet état des lieux, notamment le procès-verbal d’état des lieux.

Je déclare accepter par avance les conclusions du constat qui sera signé par mon mandataire en mon nom.

La présente procuration est établie pour la seule réalisation de cet état des lieux et n’est valable que pour la date mentionnée ci-dessus.

_______________________________

Signature du Mandant (précédée de la mention
manuscrite « Bon pour pouvoir »)

__________________________________

Signature du Mandataire (précédée de la mention
manuscrite « Bon pour acceptation »)

Modèle 2 : Procuration pour état des lieux

PROCURATION POUR ÉTAT DES LIEUX

Je soussigné(e) :

Nom et prénom : _________________________________________
Né(e) le : ________________________________________________
Adresse actuelle : __________________________________________

Ci-après dénommé(e) « le Mandant »,

donne par la présente procuration à :

Nom et prénom : _________________________________________
Né(e) le : _______________________________________________
Adresse : ________________________________________________

Ci-après dénommé(e) « le Mandataire »,

le pouvoir de me représenter dans le cadre de l’état des lieux relatif au logement situé :

Adresse du logement concerné : _________________________________________

Type d’état des lieux :
☐ État des lieux d’entrée
☐ État des lieux de sortie

Date prévue de l’état des lieux : [Date]
Heure prévue : [Heure]
Nom du bailleur / de l’agence / du gestionnaire : [Nom ou dénomination]

Par la présente, le Mandataire est autorisé à agir en mon nom et pour mon compte afin de :

Être présent lors de l’état des lieux du logement mentionné ci-dessus ;
Vérifier l’état général du logement, de ses pièces, équipements, annexes et dépendances éventuelles ;
Formuler toutes observations, remarques, réserves ou contestations utiles ;
Demander, si nécessaire, l’ajout de précisions dans le document d’état des lieux ;
Relever ou faire relever les index des compteurs d’eau, d’électricité, de gaz ou de tout autre équipement concerné ;
Signer l’état des lieux en mon nom, sous réserve que le contenu corresponde aux constatations effectuées sur place ;
Remettre ou récupérer les clés, badges, télécommandes ou tout autre moyen d’accès au logement ;
Recevoir une copie de l’état des lieux et de tout document lié à cette formalité.

La présente procuration est donnée uniquement pour les démarches liées à l’état des lieux mentionné ci-dessus.
Elle ne permet pas au Mandataire de conclure un nouveau bail, de modifier les conditions du contrat de location, de reconnaître une dette, d’accepter une retenue sur dépôt de garantie, ni de transiger sur un litige, sauf accord écrit préalable et exprès de ma part.

Cette procuration est valable uniquement pour la date indiquée ci-dessus, sauf report de l’état des lieux convenu entre les parties.

Fait à : [Ville]
Le : [Date]

Signature du Mandant
Précédée de la mention manuscrite :
« Bon pour pouvoir »

________________________

Signature du Mandataire
Précédée de la mention manuscrite :
« Bon pour acceptation du mandat »

_________________________

Qu’est-ce qu’une procuration pour état des lieux ?

Une procuration pour état des lieux est un acte écrit par lequel une personne (le mandant) autorise explicitement une autre personne (le mandataire) à la représenter lors de la réalisation et de la signature de l’état des lieux d’un logement.

Ce document est encadré par le Code civil (articles 1984 et suivants) qui régit le contrat de mandat en droit français. Il confère au mandataire les pouvoirs nécessaires pour inspecter le logement, relever les éventuelles dégradations et signer le document final au nom du mandant.

À retenir : La procuration engage juridiquement le mandant. Tout ce que signe le mandataire a la même valeur que si vous l’aviez signé vous-même.

Dans quels cas utiliser une procuration pour état des lieux ?

Situation	Pourquoi recourir à une procuration ?
Éloignement géographique	Locataire ou propriétaire résidant à l’étranger ou dans une autre région
Conflits d’emploi	Horaires incompatibles, déplacements professionnels, gardes médicales
Raisons de santé	Hospitalisation, mobilité réduite, isolement temporaire
Gestion locative par un tiers	Agence immobilière, gestionnaire de patrimoine, syndic
Imprévus logistiques	Retard de transport, empêchement de dernière minute

Conseil : Même si vous pensez pouvoir être présent, préparer une procuration en amont évite les reports coûteux ou les états des lieux unilatéraux.

Qui peut représenter le locataire ou le propriétaire ?

Le mandant peut choisir librement son représentant.

Le mandataire peut être :

Type de mandataire	Avantages	Points d’attention
Proche (ami, famille)	Gratuit, disponible, de confiance	Moins de connaissance juridique
Agent immobilier	Professionnel, connaît la procédure	Peut être payant
Huissier de justice	Expertise légale maximale, rapport incontestable	Coût plus élevé
Administrateur de biens	Gestion complète déléguée	Lié à un contrat de gestion

Important : Il n’existe aucune restriction légale sur le choix du mandataire, mais il est fortement conseillé de choisir une personne de confiance, disponible le jour J et capable d’évaluer l’état du logement avec rigueur.

La procuration est-elle obligatoire pour un état des lieux ?

Non, la procuration n’est pas obligatoire dans l’absolu. En revanche, elle devient indispensable dès lors que l’une des parties ne peut pas être physiquement présente lors du rendez-vous.

Voici les trois scénarios possibles en cas d’absence :

Présence avec procuration : le mandataire représente légalement la partie absente — c’est la solution recommandée
Absence sans procuration : l’état des lieux peut être réalisé sans la partie absente, ce qui l’expose à ne pas pouvoir contester les conclusions
Report du rendez-vous : les deux parties peuvent convenir d’une nouvelle date si l’absence est justifiée et communiquée à l’avance

Attention : En cas d’absence non justifiée et sans procuration lors d’un état des lieux de sortie, le propriétaire peut faire établir l’état des lieux par un huissier aux frais partagés entre les deux parties.

Que doit contenir une procuration pour état des lieux ?

Pour être juridiquement valable et incontestable, la procuration doit impérativement inclure :

Élément	Détail requis
Identité du mandant	Nom, prénom, adresse, date/lieu de naissance, n° de pièce d’identité
Identité du mandataire	Mêmes informations que ci-dessus
Adresse du logement	Adresse complète, étage, numéro de lot (si copropriété)
Référence du bail	Date de signature, durée, type (vide/meublé), loyer
Objet précis	« Représenter le mandant lors de l’état des lieux d’entrée/sortie, constater l’état des lieux, le contester si besoin et le signer en mon nom »
Date et lieu de rédaction
Signature manuscrite	Obligatoire (ou signature électronique qualifiée)
Pièces jointes recommandées	Copie recto/verso de la CNI/passeport des deux parties, copie du bail

Astuce juridique : Évitez les formulations vagues comme « gérer toutes les démarches ». Précisez toujours l’acte exact autorisé.

Comment utiliser une procuration pour état des lieux ?

Suivez ces étapes pour que votre procuration soit parfaitement utilisable le jour J :

Rédigez la procuration en utilisant le modèle ci-dessus, en complétant tous les champs
Informez le mandataire à l’avance : expliquez-lui les spécificités du logement, les points à vérifier et vos attentes
Signez le document à deux (mandant + mandataire) avec les mentions « Bon pour pouvoir » et « Bon pour acceptation »
Fournissez une copie de votre pièce d’identité au mandataire, car elle pourra lui être demandée sur place
Transmettez la procuration à l’autre partie (propriétaire ou locataire) ou à l’agence immobilière, si possible avant le rendez-vous
Restez joignable par téléphone le jour de l’état des lieux, afin que votre mandataire puisse vous consulter en cas de doute ou de désaccord
Vérifiez le document signé après l’état des lieux et conservez-en une copie

Que faire en cas de désaccord ou d’absence à l’état des lieux ?

Situation	Solution recommandée
Absence non justifiée	Convocation par LRAR ≥ 10 jours avant. En cas de non-réponse, état des lieux unilatéral possible, mais risqué en cas de litige
Refus de signer	Mentionner « refus de signature » sur le document. Le mandataire ou l’autre partie peut le parapher seul. Valeur probante réduite
Désaccord sur l’état	Consigner les réserves par écrit. Ne pas signer sans mentions. Privilégier le dialogue avant toute action
Blocage prolongé	Recourir à un commissaire de justice (coût partagé ou imputé au responsable du retard). Son rapport fait foi jusqu’à preuve contraire
Dépôt de garantie	Ne peut être retenu que sur la base d’un état des lieux signé ou d’un jugement. Aucune déduction unilatérale sans justificatifs

Rappel : Un état des lieux non signé n’est pas nul, mais sa force probante est affaiblie. En cas de litige, le juge privilégiera tout document daté, photographié ou attesté par un tiers neutre.

Questions fréquemment posées (FAQ)

La procuration est-elle valable juridiquement sans notaire ?

Oui. Un mandat sous seing privé suffit pour un état des lieux. L’authentification notariée n’est obligatoire que pour les actes translatifs de propriété ou les baux commerciaux.

Faut-il obligatoirement un témoin pour la procuration ?

Non, la présence d’un témoin n’est pas exigée par la loi pour qu’une procuration d’état des lieux soit valable. Les signatures du mandant et du mandataire suffisent.

Peut-on utiliser une signature électronique ?

Oui, si elle est qualifiée (conforme au règlement eIDAS et à la loi française). Les signatures simples (scan, tapuscrit) peuvent être contestées.

Le mandataire peut-il modifier l’état des lieux sans mon accord ?

Non. Il ne peut que constater, formuler des réserves ou signer. Toute modification substantielle (ex. acceptation de dégradations non constatées) engage sa responsabilité civile.

Le mandataire peut-il refuser de signer l’état des lieux ?

Oui. Si le mandataire estime que l’état des lieux ne reflète pas la réalité du logement, il peut refuser de signer ou émettre des réserves écrites sur le document, dans l’intérêt du mandant.

Que se passe-t-il si la procuration est mal rédigée ?

Une procuration incomplète ou ambiguë peut être contestée par l’autre partie. Dans ce cas, l’état des lieux réalisé avec cette procuration risque de ne pas être reconnu juridiquement. Il est donc crucial de mentionner tous les éléments obligatoires.

Le locataire peut-il donner procuration à l’un de ses colocataires ?

Oui, absolument. Dans le cadre d’une colocation, un colocataire peut parfaitement représenter un autre lors de l’état des lieux, à condition que la procuration soit rédigée et signée dans les règles.

Format du modèle à modifier

Procuration pour état des lieux (Word)

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